Databeskyttelsespolitik

Hvem er vi?

Vikar Basen A/S (”vi”, ”os”, ”vores”)
Strandvejen 125. 1. Telf.: 44530055
vikar@vikarbasen.dk
www.vikarbasen.dk
CVR: 27368182

 

Introduktion

Når Vikar Basen A/S i forbindelse med formidling af vikarer til kunder behandler personoplysninger, anser vi os for databehandler af alle de oplysninger vedrørende en vikars baggrund, der er nødvendige for at vurdere vikarens egnethed og rådighed til at udføre vikaropgaver hos vores kunder.  Hvis det viser sig at være tilfældet, får den dataansvarlige (kunder) overdraget disse oplysninger, og anvender dem til egen forretning og uden instruks.

Som dataansvarlig er Vikar Basen A/S direkte dataansvarlig for administration for jobansøgere samt for nuværende og tidligere tilknyttede vikarer og ansatte i virksomheden.

Hvornår indsamler vi dine personoplysninger?

Vi indsamler dine oplysninger fra det øjeblik, du angiver dine oplysninger på vores websted, vi registrerer dig i vores database, sender os mails eller bliver registreret på andre måder for at gøre brug af vores ydelser eller samarbejde med os.

Hvorfor indsamler og behandler vi personoplysninger om dig?

For at vi kan indsamle og behandle dine oplysninger, for at kunne tilbyde vores vikarydelser, udføre lønadministration, personaleadministration og personaleledelse.

  1. For at vi kan tilbyde dig vikariater samt at kunne koordinere disse med dine krav og kvalifikationer.
  2. For at sende dig information, som du kunne være interesseret i, men kun hvis du har tilmeldt dig dette.
  3. For at vurdere din egnethed eller rådighed i forbindelse med placering i faste eller tidsbegrænsede vikariater, hvor undersøgelse af referencer m.m. evt. også benyttes med henblik på at kvalitetssikre, at vi har det rigtige match mellem dig og vikariatet.
  4. For at indgå, opretholde og afslutte en tilknytnings-, konsulent- eller ansættelsesaftale med dig og kunne udføre de relevante administrative opgaver i den forbindelse.
  5. For at registrere en opgave i en ordrebekræftelse med kunden samt administrere og overholde aftalen med kunden.
  6. For at behandle data for vores kunder i forhold til vurdering inden vikariatet aftales.
  7. For at vurdere din personlige udvikling og beskæftigelsesegnethed med referencer for at kvalitetssikre det rigtige match mellem dig og kundens vikariat.
  8. For at administrere, herunder administration af oplysninger, organisering af intern overholdelse og kontrol, forretningssikkerhed, revision og dataanalyse samt generel revision
  9. For at kunne overholde gældende love og regler, evt. en aftale el.lign. med dig, herunder men ikke begrænset til, arbejdslovgivning, skatte- og socialpolitisk lovgivning, begrænsning af svindel samt national og international sanktionslovgivning.

Vi behandler de personoplysninger, der er nødvendige for at kunne levere vores ydelser.

Nogle af disse oplysninger er obligatoriske, hvis du skal kunne benytte vores service.  Det kan være nødvendigt at indsamle yderligere oplysninger for at kunne matche vores vikariater bedre med dine krav og kvalifikationer eller for at imødekomme mere specifikke kundeanmodninger eller forpligtelser.

Du er selv ansvarlig for, at de angivne oplysninger er nøjagtige og relevante.

Hvilke personoplysninger behandler vi om dig

Navn, adresseoplysninger, mobiltelefonnr., e-mailadresse, cpr.nr., eget foto, ansøgning og udtalelser og notater.

Andre oplysninger, som er eller kunne være vigtige i forhold til vurderingen af dine kompetencer, som f.eks. referencer og certifikater, opholds- og arbejdstilladelse.

Uopfordrede ansøgning pr. mail

Uopfordrede ansøgninger sendt til vores mailadresse besvarer, vurderer og gemmer i 6 måneder, hvorefter vi sletter de ansøgere, der ikke blev tilknyttet.

Når du begynder at arbejde for og har arbejdet for Vikar Basen

Navn og adresseoplysninger, e-mailadresse og mobiltelefon.

Alder og køn, CV, uddannelse, eksamensbevis, praktik, arbejdserfaring, sprogkundskaber, oplysninger om kurser og uddannelse.

Oplysninger om ledighed, A-kasse og orlov, nationalitet, CPR-nummer, ID-nr., arbejdstilladelse og opholdstilladelse, straffeattest samt andre oplysninger til personaleadministration.

Løn, konto nr., skatteforhold, pensionsselskab og registrering af ferie, fravær, sygdom, lægeerklæringer, ansættelsessted (vikariat), ansættelsesbekræftelser.

Hvem deler vi dine personlige oplysninger med?

Vi deler dine oplysninger med vores kunder (databehandlere), som varetager eller udfører opgaver på dennes vegne og med leverandører, offentlige myndigheder, pensionsselskaber, og andre forretningsforbindelser og i alle andre tilfælde, hvor vi kan blive pålagt at gøre dette, f.eks. ved dom eller kendelse.

Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?

Så længe du er tilknyttet Vikar Basen. Når du stopper bliver alle personoplysninger slettet undtaget oplysninger til lønregnskabet, som vi arkiverer i 5 år efter fratrædelsesdatoen.

Hvis du ikke længere ønsker at være registreret hos os, kan du afmelde dig ved at sende en e-mail til vikar@vikarbasen.dk. Dine data vil derefter blive slettet og du vil derefter ikke længere blive kontaktet eller modtage tilbud fra Vikar Basen A/S.

Din adgang til dine personoplysninger

Du har ret til indsigt i dine personoplysninger. Hvis du er oprettet i vores database kan du selv rette dem og du kan få adgang via vores database eller ved henvendelse til – vikar@vikarbasen.dk

Hvordan slette, ændre eller gøre indsigelse?

Hvis du ønsker dine personoplysninger slettet, ændret, gøre indsigelse eller behandlet, kan du kontakte vikar@vikarbasen.dk

 Dataportabilitet

Du kan kontakte vikar@vikarbasen.dk, såfremt du ønsker at udnytte din ret til at få dine data udleveret i et maskinlæsbart format.

Samtykke

Når vi behandler personoplysninger baseret på dine samtykker, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. For at tilbagekalde samtykke til vores behandling af dine personlige oplysninger, bedes du kontakte vikar@vikarbasen.dk

Sikkerhed

Vikar Basen A/S administrerer og håndterer personoplysninger ifølge fastlagte retningslinjer, så fortrolighed og dataintegritet fastholdes gennem, adgangsstyring, clean desk policy og kryptering.

Når vi behandler dine personoplysninger kan de i forbindelse med vore kunders databehandling blive opbevaret og behandlet i andre lande. Vi afgiver personoplysninger på baggrund af en legitim interesse, juridisk forpligtelse og/eller for at kunne opfylde kontrakten i overensstemmelse med de formål, som er angivet under afsnittet “Hvorfor indsamler vi dine personoplysninger?

Vikar Basen A/S har truffet de nødvendige foranstaltninger for at sikre, at alle personoplysninger, der videregives, beskyttes korrekt mod tab eller ulovlig behandling.

Kontakt: Har du spørgsmål, kommentarer, klager eller (mistanke om) datalækager bedes du henvende dig til Vikar Basen A/S. på denne mailadresse: vikar@vikarbasen.dk

Tekniske oplysninger

Hvis du har spørgsmål om tekniske forhold bedes du henvende dig til vikar@vikarbasen.dk

Ændringer i denne databeskyttelsespolitik

Vi anerkender, at databehandling er et løbende ansvar. Vi vil derfor kontinuerligt gennemgå og opdatere denne databeskyttelsespolitik.

Databeskyttelsespolitikken er opdateret 15. juni 2018.